[foss] Día del Software Libre: Conclusiones

Claudio Saavedra csaavedra en alumnos.utalca.cl
Vie Oct 5 18:19:02 CLT 2007


Hola,

Inicio este hilo con el ánimo de hacer un análisis en frío de las cosas
que consideramos fueron buenas o malas de la organización del evento del
sábado. Sería bueno rescatar los puntos destacables y también considerar
las cosas en las cuales fallamos o podrían haber sido mejor, para que
sirvan de referencia para futuras actividades.

La siguiente lista tiene mis apreciaciones personales, y desde luego, no
son absolutas y quizá son hasta refutables. Espero que todos los
interesados la complementen, discutan y agreguen sus propias
apreciaciones. 

Está de más decir que espero que la discusión que se genere sea con
altura de mira y seria :-)

Puntos a favor:
===============

+ Los voluntarios fueron de muy buena ayuda y sin ellos el evento habría
sido caótico.
+ Logramos llegar a varias ciudades y la difusión fue bastante
apropiada.
+ El público conectó bastante bien con los expositores.
+ Se mantuvo comunicación apropiada antes del evento con (casi) todos
los expositores, lo que permitió asegurar que la programación se
cumpliera.
+ Los regalos fueron muy bien recibidos por los expositores. Algunos me
han escrito agradeciendo especialmente esto.
+ (Por lo que yo sé) No se perdió nada ni hubo 3as personas empañanado
el evento, lo que habla bien del control que se realizó tanto en la
puerta como en la zona de stands.

Puntos mejorables:
==================

- No tuvimos cobertura de prensa (además del amaule), ni siquiera por
parte de prensa de la Universidad. Creo que futuros eventos requieren
que se tenga un encargado de prensa cuya única responsabilidad sea
gestionar esto.

- Tampoco tuvimos autoridades. Creo que la manera en la cual se gestionó
lo de las invitaciones (si es que realmente estas llegaron a algún lado)
fue bastante pobre. Esto requiere mayor responsabilidad y compromiso por
las personas encargadas.

Como consecuencia de estos dos puntos, si bien todos los que estuvimos
ahí estamos conscientes de la calidad del evento, resulta que para el
ciudadano común y para la posteridad "el evento no existió". Esto se
puede aliviar un poco si los asistentes escriben en sus blogs o realizan
notas para diarios ciudadanos por aquí y por allá, pero de todas maneras
es poco considerando que el evento tuvo magnitudes considerables.

- Podríamos haber contado con un stand de nescafé si nos hubieramos
movido a tiempo (necesitabamos 90 días de anticipación para poder
conseguirlo en nestle.cl). Esto es demostración de que es necesario
trabajar full desde el comienzo y no sólo chicotear los caracoles hacia
el final, ya que trabajando así, muchas cosas simplemente no resultan. 

¿Otro ejemplo? Ok:

- ¡¡Inscribir la sede a tiempo en softwarefreedomday.org!!  De haberlo
hecho, habríamos recibido material para regalar. Esto en parte es
responsabilidad mía, porque tenía muy en mente hacerlo, pero como llegó
el deadline y no había un interés concreto en el evento, finalmente
entre responsabilidades, viajes, y demases, no lo hice. Lo que me lleva
al siguiente punto en contra...

- ¡¡No depender de unos pocos!! Si bien todo resultó increíble, creo que
debemos ser bien críticos y, dejando la modestia aparte, reconocer que
la mayor parte del trabajo durante unos dos meses antes del evento lo
hicimos unos pocos. Muy pocos. Humanamente, demasiado pocos.

Esto lo menciono no con ánimo de iniciar polémica ni alimentar egos,
sino que porque me gustaría que la experiencia les sirva a futuro. El
día que vuelvan a organizar un evento como este (y que probablemente
Karin, Francisco, y yo ya no estemos en la Facultad), las personas a
cargo tendrán que asumir muchísimo trabajo de manera responsable, e
incluso sacrificar algunas responsabilidades personales para poder sacar
el evento adelante. La mejor manera de aliviar esa carga es construyendo
un equipo de organización realmente comprometido y que no se aparezca
sólo al comienzo, y luego durante la última semana a trabajar full.

- Otro punto relacionado a esto donde fallamos tiene que ver con la
independencia económica de los organizadores. Como todos ya saben, 50%
de los organizadores no estaba relacionado con el CC.AA. lo que
dificultaba que gestionáramos de manera independiente financiamiento,
gastos, o cosas relacionadas con dinero. Por esto, optamos por asignar
las tareas relacionadas con gastos y financiamiento a la gente del
CC.AA.

Como muchos recordarán, esto desencadenó una serie de mails que incluso
a ratos llegaron a ser desagradables (de escribir y de leer),
presionando a la gente del CC.AA. para que apurara esos puntos.

Esto no hubiera sucedido si a) la gente del CC.AA. hubiera actuado más
eficientemente o b) las personas que no forman parte del CC.AA. hubieran
contado con independencia para hacer gastos, conseguir financiamiento, u
otros. Lamentablemente, no contar con el nombre de CC.AA. juega en
contra de esta independencia.

Quizá una solución intermedia hubiera sido asignar estas tareas en
microequipos de dos personas, uno dentro del CC.AA. y otro fuera. Sea
como sea, los organizadores de futuros eventos deben evitar que este
tipo de situaciones sucedan, ya que hacen la organización lenta, y
además, producen roces y malos ratos innecesarios.

- (menor) Deberíamos habernos preocupado de abrir las puertas del
auditorio entre charlas para mejorar la ventilación. La verdad es que
hacia el final del día el aire estaba algo... hm.


Todavía por hacer:
==================

- Hacer una estadística de la cantidad de asistentes. Las listas con las
inscripciones/asistencia que se usó durante ese día quedó en el CC.AA.
Sería ideal que alguien contara las personas que realmente llegaron para
saber que esperar para futuros eventos.

- Publicar las charlas de los expositores. Yo tengo algunas de las
charlas (alrededor de la mitad) y las publicaré dentro de los próximos
días.

Sería todo. Espero que el resto se anime a participar de la
discusión :-)


Claudio


-- 
Claudio Saavedra <csaavedra en alumnos.utalca.cl>



Más información sobre la lista de distribución foss